Tilmelding og Deadlines

Tilmelding og Deadlines

Her kan du finde oplysninger om hvordan du tilmelder din forestilling til CPH STAGE, vigtige deadlines, samt information om procedurer og ansvarsfordeling mellem CPH STAGE og de tilmeldte teatre og grupper.

HVEM KAN DELTAGE?

CPH STAGE er en åben festival for professionelt voksenteater. Festivalen viser både genopsætninger og premiereforestillinger og er primært for originale produktioner. I forhold til definitionen af voksenteater har festivalen fastsat en aldersgrænse: de deltagende forestillinger skal være for publikum fra 16 år og opefter. Indholdsmæssigt er festivalen åben for de nybrud, eksperimenter og nye genreblandinger, der kendetegner den moderne scenekunst. Egentlige forestillinger vil blive prioriteret i det trykte program. Andre arrangementer som readings, vækstlagsforestillinger, skoleforestillinger m.m. vil indgå i det trykte program i listeform.

TILMELDING

Tilmelding til CPH STAGE 2017 sker gennem indtastning af jeres forestilling i TEREBA. Ved at vælge CPH STAGE som scenedrifter i arrangementer oprettet i sæson 2016/17 knyttes jeres forestilling automatisk til CPH STAGE. Læs vejledning til indtastning i TEREBA her.

Vi opfordrer jer til hurtigst muligt at oprette jeres forestilling som arrangement på CPH STAGE via jeres egen TEREBA-profil. Vær opmærksom på, at det først skal være oprettet som produktion i TEREBA. Hvis du er ny på CPH STAGE, skal du først kontakte Knirke Christiansen/TEREBA på info@tereba.dk eller på tlf. 35 24 01 00 for at få tilknyttet din Terebaprofil til CPH STAGE og CPH STAGE-billetsalgsordningen. Derefter kan du oprette dit arrangement i TEREBA til CPH STAGE.

Forestillinger og arrangementer, som tilmeldes efter deadline den 22. februar kan komme med på festivalens hjemmeside, men IKKE i det trykte program.

FORVENTEDE DEADLINES i 2017

Primo januar: Tilmelding/Indtastning i TEREBA åbner
22. febuar: Deadline for indtastning i TEREBA og dermed det trykte program.
6. marts: Lancering af program på www.cphstage.dk
10. – 11. maj: Distribution af det trykte festivalprogram og brancheprogram
Deadline for brancheprogram oplyses snarest

FESTIVALPROGRAM

CPH STAGE laver et tryk festivalprogram, der bliver distribueret i 14.000 eksemplarer til teatre, kulturhuse, biblioteker, cafeer og samarbejdspartnere i hele hovedstadsområdet omkring 2 uger før festivalen. Ca. 3 måneder før festivalen ligger programmet tilgængeligt på www.cphstage.dk.

PROGRAMLÆGNING
Vær opmærksom på følgende datoer i jeres programlægning af spilledage:

31. maj: Åbning af festivalen i Skuespilhuset kl. 16-18 med efterfølgende international åbningsforestilling kl.19 på Gammel Scene.
1.- 3. juni: Internationale dage. Teatre og grupper, der er interesseret i at præsentere deres forestilling for internationale presenters, bør så vidt muligt placere deres forestilling i disse dage.
6. juni: Branchemøde på CPH STAGE i Skuespilhuset. Arrangeret i samarbejde med en række organisationer. Program fra ca. kl. 9 -16.30
7. juni: Turnenetværkets turnedag fra kl. 10-16. Hvis du gerne vil have, at din forestilling(er) skal ses af potentielle danske opkøbere, er det en god ide at lægge den/dem 6.-7. juni, da der vil være mange fra turnenetværket i byen der.
6.-8. juni: Vi arbejder på at samle branchearrangementer i disse dage. Forvent pogram fra ca. kl. 9-15.
10. juni: ÅRETS REUMERT og CPH STAGE fest i Skuespilhuset kl.18.30-03.00.

SPILLETIDER
Erfaringer fra de tidligere år viser, at for mange forestillinger spiller kl. 20 og giver unødig konkurrence om publikum, og at der var god belægning på ydertidspunkterne. Vi har derfor fastlagt følgende retningslinjer for spilletidspunkter under festivalen:

1) Spiller en forestilling mere end 3 gange under festivalen SKAL minimum en forestilling starte på et andet tidspunkt end kl. 20.

2) For publikum kan se flere forestillinger på én aften, anbefaler vi, at teatre og grupper benytter følgende starttidspunkter: Kl.10:00, kl.12:00 kl.14:00, kl.16:00, kl.18:00, kl.20:00, kl.22:00 osv.

Intervallet er fastsat ud fra en standartspilletid på 1,5 time, hvilket skulle give publikum tid til at komme fra et spillested til det næste. Vi er klar over at flere af jer har små løbende starttidspunkter, kortere eller længere forestillinger, starttidspunkterne er derfor kun vejledende. Målet med ovenstående retningslinjer er en bedre koordinering af spilletidspunkter under festivalen, hvilket er til alles fordel. Vi opfordrer på det kraftigste til at indgå en dialog med festivalsekretariatet om planlægningen.

PROGRAM PÅ WWW.CPHSTAGE.DK
Præsentationen af jeres forestilling på www.cphstage.dk er baseret på information trukket fra jeres indtastning i TEREBA. Det betyder, at når I foretager ændringer i jeres arrangement i TEREBA kommer de automatisk med på vores hjemmeside. Det betyder også, at I selv er ansvarlige for at informationen er korrekt, da det KUN er jer, som kan tilføje rettelser til jeres forestillingsvisning. Vi kan ikke rette beskrivelse, spilletidspunkter, forestillingstitel, co-producent, billetpris, kreditering m.m. for jer.  I er altid velkommen til at kontakte os eller TEREBA (scenit.dk) hvis i oplever problemer eller har brug for vejledning.

TRYKT FESTIVALPROGRAM
Indsamling af oplysninger og materiale til det trykte festivalprogram sker også via TEREBA. Efter I har indsendt jeres arrangement i TEREBA, og det er blevet godkendt til hjemmesiden, vil i pr. email få tilsendt en adgang til et onlinemodul (kaldet annoncemodul). Her kan I se og redigere jeres materiale til det trykte festivalprogram. De deltagende teatre og grupper er selv ansvarlige for, at materialet indsendes rettidigt, og at standarder overholdes. Det er ikke alle forestillinger og arrangementer, der kan præsenteres med billede i det trykte program. Udvælgelsen af billeder foretages af vores grafiske bureau, der layouter programmet på baggrund af det indsendte materiale. Se retninglinjer for billeder til det trykte festivalprogram. 

Teatre og grupper er selv ansvarlige for, at de har rettighederne til det indsendte billedmateriale. De indsendte billeder kan indgå både i det trykte program og på hjemmesiden, samt på facebook, i annoncer og outdoorkampagner i forbindelse med promoveringen af festivalen. Vi vil beskære og tilpasse de indsendte billeder efter behov. Ved brug af billederne vil fotografen blive krediteret, en undtagelse herfra kan dog være på meget små billeder på hjemmesiden.

Billetter og rabatsamarbejder

De deltagende teatre og grupper får alle indtægter fra billetter, og fastsætter selv billetpris på deres arrangementer. Billetter til festivalen sættes i salg via TEREBA og festivalens billetportal, der leveres af SCENIT og portalen Teaterbilletter.dk, som kan håndtere gratisbilletter – med og uden reservation. Forestillinger til festivalen oprettes til salg via Tereba, som videresender data til Billetten A/S, der er billetoperatør og til festivalens billetportal. Arrangør har adgang til Billettens Statcenter, nye brugere vil modtage en mail med link og adgangskode i forbindelse med oprettelsen. Billetten A/S afregner klikafgift i forbindelse med afregningen af det totale salg. Billethåndtering til gratis forestillinger er uden klikafgift. Ved gratisbilletter til forestillinger med billetsalg opkræves der klikafgift.
Ved spørgsmål til TEREBA kontakt Tereba-support via tlf: 35 24 01 00
Ved spørgsmål til Billetten kontakt via tlf.: 75 54 20 81
I 2017 håber vi på at udvikle vores billetsamarbejde med vores samarbejdspartnere Billetbillet, Billetten, Det Kongelige Teater og SCENIT.

Vi anbefaler, at man holder billetprisen forholdsvis lav. Sidste år lå billetprisen på forestillinger typisk mellem 70 og 200 kr.

RABATSAMARBEJDER
Overordnet vælger teatre og grupper selv, hvilke rabatter der udbydes under festivalen. Af formidlingsmæssige grunde vil vi dog opfordre til så vidt muligt at benytte de rabatstrukturer (ung, ung gruppe, voksengrupper), som normalt benyttes på jeres spillested.

Vi fortsætter og videreudvikler følgende billetområder:
1) Branchekort til deltagere på festivalen: kortet vil give gratis adgang i døren til ikke solgte pladser, samt udløse valgfrie brancherabatter til forestillinger og arrangementer under festivalen.
2) Pressekreditering til festivalen: således at pressefolk har mulighed for selv at booke gratisbilletter til forestillinger under festivalen.
3) Rabatkoder til støttegivere og internationale gæster
4) Mængde-rabat: Vi ser også på mulighederne for publikumrabatter i forbindelse med køb af billetter til flere forestillinger under festivalen.
Læs uddybning af disse rabattiltag/koder.

Lige som sidste år gennemfører festivalen en række billetsamarbejder hvor udvalgte virksomheder m.m. får tilbudt rabat på forestillinger under festivalen. Disse samarbejder omfatter prisgruppe A, B og C (fra 125 kr. og op), billetterne vil blive solgt med en reduktion svarende til voksen grupperabat (40 kr’s rabat per billet). Som udgangspunkt regner vi med at alle deltagende forestillinger og teatre er omfattet af disse samarbejder. Hvis I ikke ønsker at jeres produktion indgår i disse samarbejder bedes i meddele dette til festivalen. Skriv til kommunikation@cphstage.com.

ANSVARSFORDELING

Deltagende teatre og grupper er selvstændigt ansvarlige for egen økonomi herunder alle produktionsomkostninger, samt at alle myndighedskrav overholdes og nødvendige tilladelser er indhentet. CPH STAGE er ansvarlig for omkostninger til administration, markedsføring og PR af festivalen herunder trykt program og samlet hjemmeside m.m. Desuden er festivalen ansvarlig for åbningsarrangement og enkelte større publikums- og branche-tiltag. Læs mere om ansvarsfordelingen mellem CPH STAGE og teatre/grupper.

INDTASTNINGS- OG VALIDERINGSFORLØB
CPH STAGEs hjemmeside henter programoplysningerne direkte fra TEREBA. De deltagende teatre og grupper er derfor selv ansvarlige for, at de indtastede oplysninger er korrekte. Ligesom de er ansvarlige for at indtaste eventuelle ændringer og aflysninger i TEREBA og give besked til CPH STAGE, hvis det drejer sig om aflysning og ændringer af tid, sted eller priser. Forløbet omkring oprettelse og indtastning er følgende:
1: Teatre og grupper indtaster i TEREBA.
2: Indtastningen gennemgås af Scenit.dk, der validerer oplysningerne og giver besked til CPH STAGE sekretariatet og Billetten.dk om forestillingen.
3.a: Billetten.dk opretter arrangementet i billetsystemet, og sender et link til verificering af oprettelsen til den ansvarlige arrangør.
3.b: CPH STAGEs programredaktion redigerer evt. de indsendte arrangementsbeskrivelser og sikrer sig, at alt er som det skal være. Den redigerede beskrivelse godkendes af teatret. Teatret udskifter derefter selv den gennemrettede beskrivelse i TEREBA.
3.c. Teatret modtager en mail fra TEREBA, som giver adgang til et modul, hvor man kan redigere og indsende programmateriale til det trykte festivalprogram (i TEREBA kaldes modulet annnonce). Teatret uploader forestillingsfotos og logopakker til dropbox, når de har modtaget vores dropbox-invitation pr. mail.
3.d: Teatret redigere og indsender programmateriale.
4: Det validerede og gennemtjekkede arrangement frigives på hjemmesiden den 6. marts og medtages i det trykte program.

Overenskomstaftale

Hvad angår det professionelle, forventer festivalen, at de deltagende teatre overholder de gældende overenskomster. Der er de sensete år indgået en særlig overenskomstaftale med Skuespillerforbundet om genopsætninger under festivalen. Overenskomsten kan læses på TIOs hjemmeside.
Indholdet af aftalen er bl.a. en minimumsansættelsesperiode på 5 dage sammenhængende og en lønsats takseret til minimum 1/20 dagsgage af den månedsløn, man oprindelig fik ved opsætningen, dog minimum 1150 kr. pr dag. Aftalen indbefatter ikke readings, workshops m.m. Spørgsmål ang. aftalen rettes til festivalleder Morten Krogh på mk@cphstage.com.

SPØRGSMÅL OG HJÆLP

Spørgsmål eller problemer i forbindelse med indtastning og oprettelser i TEREBA, så kontakt Knirke Christiansen på info@tereba.dk eller tlf.: 35 24 01 00.

Andre spørgsmål rettes til Katrine Damkjær på kommunikation@cphstage.com eller tlf. 28 85 50 95